ELEMENTOS DE UN PROCESO
En todo proceso se distingue una serie de elementos o componentes fundamentales. No hay proceso que no cuente con alguno de estos elementos. Lo que si puede ocurrir que existan procesos en los cuales sus elementos no han sido identificados correctamente.
Ø Entradas.
Ø Subprocesos, operaciones o tareas
Ø Salidas, resultados o productos
Ø Clientes (internos, externos)
Ø Sistema de monitoreo, control y evaluación
Ø Responsable del proceso
Las entradas se dividen en recursos o insumos.
Recursos:
Financieros.
Humanos.
Espacio físico (plaza e infraestructura).
Energía.
Software y aplicativos informáticos.
Equipamiento (tecnología dura).
Información (cuantitativa y cualitativa).
Conceptos, modelos de gestión, políticas, procedimientos y formas de proceder (tecnología blanda).
Especificaciones del cliente (requisitos).
Marco legal.
Servicios.
Bienes no materiales (condiciones, facilidades, seguros).
Insumos:
Materias primas.
Bienes materiales (Datos cuantitativos y cualitativos en medios transportables).
1. ENTRADAS
1.a. Recursos
Sin ellos no podría iniciarse, desarrollarse ni terminarse el proceso en su integridad. Los recursos proporcionan las facilidades para desarrollar las operaciones o tareas del proceso. Pueden ser tangibles (materiales) o intangibles (no materiales). Se les puede agrupar en los siguientes tipos:
1.b. Insumos
Un insumo es todo bien material que va a ser procesado (ensamblado o transformado). La data sin procesar, contenida en medios magnéticos (CD, USB) o en forma electromagnética, constituyen insumos. Ejemplo: Materias primas que deban ser procesadas.Papel para las oficinas.Personas (cuando se trata de procesos de capacitación o formación);Data e información en medios transportables para ser procesada.
Las entradas, tanto recursos como insumos, pueden ser iniciales o intermedias. Serán iniciales si es que se incorporan con el inicio del proceso. Serán intermedias si es que se van incorporando durante el desarrollo del proceso.
2. SUBPROCESOS, ACTIVIDADES U OPERACIONES
Los subprocesos, actividades, operaciones o “tareas”, también son procesos de “menor jerarquía”, pues, de manera individual o colectiva, también hacen uso de los recursos transformándolos o agregándoles valor dentro del sistema de gestión particular.
La realización de un subproceso, actividad u operación constituye servicio en desarrollo, es decir, una acción que está produciéndose y siendo “consumida” de manera simultánea. Al término de ello, se tendrá a un servicio consumado asociado a un bien tangible o a un bien intangible.
Todo subproceso, actividad u operación como parte del proceso delimitado para nuestro análisis, atenderá a un cliente interno a excepción de la última operación a lo largo de la cadena del proceso pues atenderá al cliente final del proceso en si.
Estos subprocesos, actividades u operaciones pueden aparecer y trabajar individualmente sirviendo al proceso en algún punto del mismo (recordemos un Diagrama de Operaciones de Proceso DOP para un material).
3. SALIDAS, RESULTADOS O PRODUCTOS
Las salidas (outputs), resultados o productos, que genera el proceso, pueden constituir entradas de un siguiente proceso cuando el cliente es interno, o constituir el producto final (bien o servicio) cuando el cliente es externo. En resumen, y como se indicó anteriormente, los resultados o productos pueden ser bienes o servicios:
§ Servicios consumados
§ Bienes materiales (bienes tangibles)
§ Bienes no materiales (bienes intangibles)
Las salidas también pueden ser intermedias o finales. Serán intermedias si es que corresponden a productos resultantes durante el desarrollo del producto, y finales si es que corresponden a productos resultantes al final del proceso.
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